info@civios.be

Privacy

Privacyverklaring Civios

Civios hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Civios houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

  • verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Civios zijn wij verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

  • Civios
    Gentstraat 9
    9250 Waasmunster, België
    privacy@civios.be
    052 51 77 55

Hoe verzamelen wij informatie?

Lidmaatschap en partnerschap: Wanneer een lokaal bestuur, een leverancier of een andere organisatie lid wordt van de coöperatie Civios of een samenwerking met ons aangaat, verzamelen we de contactgegevens van de betrokken vertegenwoordiger(s): voor- en achternaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en de naam en het adres van de organisatie. We gebruiken deze gegevens om de samenwerking en het lidmaatschap op te volgen, om te communiceren over de werking van Civios, en om u te informeren over diensten, projecten en evenementen die voor u relevant zijn. Wenst u bepaalde communicatie niet langer te ontvangen, dan laat u dit gewoon weten via privacy@civios.be.

Gebruik van het Civios-platform: Medewerkers van aangesloten lokale besturen die het Civios-platform, de integratielaag of de bijhorende toepassingen gebruiken, maken hiervoor een gebruikersaccount aan. We verzamelen daarvoor uw naam, professioneel e-mailadres, functie en het bestuur waarvoor u werkt. Deze gegevens gebruiken we om de toegang tot het platform te beheren, gebruikersrechten toe te kennen en technische ondersteuning te bieden. Persoonsgegevens die via het platform verwerkt worden in het kader van de dienstverlening van een lokaal bestuur zelf (bijvoorbeeld binnen de datalaag of servicelaag) blijven eigendom van en onder de verantwoordelijkheid van het betrokken bestuur: Civios treedt daarbij op als verwerker, niet als verwerkingsverantwoordelijke.

Civios Marktplaats: Leveranciers die zich registreren op de Civios Marktplaats om producten of diensten aan te bieden, verstrekken hun bedrijfsgegevens en de contactgegevens van hun vertegenwoordiger(s): naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Lokale besturen die via de Marktplaats een aankoopprocedure doorlopen (raamcontract, minicompetitie of dynamisch aankoopsysteem) verstrekken de contactgegevens van de betrokken ambtenaren. We gebruiken deze gegevens om de aankoopprocedure te faciliteren, administratief en technisch te ontzorgen en op te volgen, conform de wetgeving overheidsopdrachten.

Coaches en begeleidingstrajecten: Wanneer een bestuur een beroep doet op een Civios-coach voor begeleiding rond security, data, processen of adoptie, verzamelen we de contactgegevens van de betrokken medewerker(s) en de informatie die nodig is om het traject op te volgen, zoals gemaakte afspraken, actiepunten en voortgang.

Community, events en werkgroepen: Civios organiseert werkgroepen, klankbordgroepen, infosessies en (online) events voor leden, partners en geïnteresseerde besturen. Bij inschrijving verzamelen we uw naam, e-mailadres, organisatie en functie, om u toegang te geven tot het evenement en u nadien relevante informatie te bezorgen.

Communicatie met Civios: Als u communiceert of met ons correspondeert per e-mail, per post, per telefoon of via andere vormen van communicatie, kunnen wij de informatie die u verstrekt als onderdeel van die communicatie verzamelen. Als u bijvoorbeeld via e-mail met ons correspondeert, kunnen we het e-mailadres dat u gebruikt, verzamelen en opslaan om de toepasselijke correspondentie te verzenden en gebruiken om op uw vraag te reageren, of om u op de hoogte te brengen van Civios -conferenties, publicaties of andere diensten, of om uw klacht, huisvestingsaanvraag en soortgelijke doeleinden bij te houden.

Tawk.to: Op onze website maken we specifiek en enkel voor de livechat gebruik van de chatapplicatie Tawk.to.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (uitvoering ledenovereenkomst),

  • het versturen van directe mailings aan actieve leden over diensten en producten (gerechtvaardigd belang),

  • het versturen van nieuwsbrieven, thematische mailings en uitnodigingen (toestemming betrokkene),

  • het bekomen van subsidiëring door de overheid indien u actief betrokken bent bij een Civios project (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

  • identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer of rijksregisternummer

  • persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken enkel indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (als verwerker) voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);

  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, ticketsoftware …);

  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Civios bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Als algemene regel houden we persoonsgegevens maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bij.

Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

  • Alle personen die namens Civios van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Jouw rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om jouw identiteit te controleren, vragen wij je aan te melden via e-ID of om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou (of in jouw directe opdracht aan een andere partij). Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Foto's (portretrecht)

Tijdens publieke evenementen worden overzichtsfoto's gemaakt. Personen kunnen hierbij herkenbaar zijn weergegeven. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kan u zich wel beroepen op het recht op privacy. Het recht op afbeelding (of portretrecht) is het recht van een geportretteerde persoon om zich in bepaalde gevallen te verzetten tegen publicatie van hun portret.

Je kan je verzetten tegen het gebruik van je foto. Hiervoor neem je best contact op via de bovenstaande contactgegevens.

Onze foto’s kunnen gepubliceerd worden in onze nieuwsbrief, op onze LinkedIn -pagina of op andere sociale media.
Bij het akkoord verklaren van deze privacy clausule verklaar je akkoord met het nemen en publiceren van dergelijke foto's, onder voorbehoud van bezwaar naar bovenstaande contactgegevens.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie (Gegegevensbeschermingsautoriteit) dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Civios kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 juli 2026.

Cookies

Op onze website(s) gebruiken we ook cookies. Meer informatie hierover vind je in onze cookie policy.